Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt op 29 september 2026.
A.A.C. Hercules verwerkt persoonsgegevens van leden, van mensen die een proeftraining afnemen, en van bezoekers die contact opnemen. In deze verklaring staat welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Wie zijn wij
A.A.C. Hercules, opgericht op 22 september 1902, gevestigd aan de Dokter Meurerlaan 6, 1067 SM Amsterdam. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40532387. Voor vragen over je gegevens: info@aachercules.nl.
Welke gegevens verwerken wij
Van leden
- Naam, adres, postcode en woonplaats
- Geboortedatum
- E-mailadres en telefoonnummer
- Lidnummer en datum van aanmelding
- Naam en telefoonnummer van een contactpersoon voor noodgevallen, als je die opgeeft
- Bondsnummer bij de worstelbond, als je aan wedstrijden meedoet
- Trainingsgroep en contributiegroep
- Betalingen, openstaande bedragen en verstuurde herinneringen
- Momenten waarop je met je persoonlijke code hebt ingecheckt in de zaal
Van ouders en verzorgers
Is het lid jonger dan achttien, dan verwerken we ook naam, e-mailadres en telefoonnummer van de ouder of verzorger. Die geeft de machtiging af en is degene met wie wij de overeenkomst sluiten.
Van proeftrainingen
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en de gekozen sport. De geboortedatum hebben we nodig om het juiste tarief te bepalen en om te controleren of iemand oud genoeg is om mee te doen.
Wat wij niet bewaren
Je rekeningnummer staat niet op deze website. De machtiging en het rekeningnummer worden bewaard bij onze betaaldienst Mollie. Wij bewaren alleen een verwijzing daarnaartoe. In je eigen ledenpagina zie je daarom een afgeschermde weergave, bijvoorbeeld NL** **** **** 1234.
We verwerken geen medische gegevens, geen kopieën van identiteitsbewijzen en geen gegevens over herkomst of geloofsovertuiging.
Waarom en op welke grondslag
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Ledenadministratie bijhouden en contributie innen | Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst |
| Contact opnemen over trainingen, wedstrijden en verenigingszaken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bewaren van facturen en betalingen | Wettelijke verplichting, fiscale bewaarplicht |
| Registreren wie aanwezig is in de zaal | Gerechtvaardigd belang: veiligheid op de mat en zicht op de bezetting |
| Aanmelden bij de bond voor wedstrijden | Uitvoering van de overeenkomst, alleen als je meedoet |
| Nieuwsbrief versturen | Toestemming, die je altijd kunt intrekken |
Leden jonger dan zestien
Voor leden jonger dan zestien jaar is toestemming van een ouder of verzorger nodig. Die toestemming wordt gegeven bij de aanmelding. Een ouder kan die toestemming intrekken en inzage vragen in de gegevens van het kind.
Met wie delen wij gegevens
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Mollie | Incasso en betalingen. Zij bewaren het rekeningnummer en de machtiging. |
| Onze hostingpartij | De website en de database draaien op hun servers. |
| Onze e-maildienst | Verzenden van bevestigingen, herinneringen en de nieuwsbrief. |
| De worstelbond | Alleen van leden die aan wedstrijden deelnemen. |
Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.
Hoe lang bewaren wij
| Soort gegevens | Termijn |
|---|---|
| Betalingen, facturen en incasso’s | 7 jaar, wettelijke bewaarplicht |
| Overige ledengegevens | 2 jaar na het einde van het lidmaatschap |
| Proeftrainingen en eerder afgenomen losse lessen | 2 jaar |
| Inchecklogboek | 1 jaar |
| Machtiging bij Mollie | Wordt ingetrokken na de laatste incasso |
Na afloop van deze termijnen maken wij de gegevens onherleidbaar, zodat we wel statistieken houden maar geen personen meer kunnen herkennen.
Hoe beveiligen wij je gegevens
- De website werkt volledig over een beveiligde verbinding.
- Alleen bestuursleden en de ledenadministratie kunnen ledengegevens inzien, ieder met een eigen account.
- Wie ledengegevens beheert, kan geen betalingen starten. Die taken zijn bewust gescheiden.
- Elke wijziging aan een ledendossier wordt vastgelegd: wie, wanneer en wat.
- Beheerdersaccounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie.
- Je persoonlijke QR-code bevat alleen een willekeurige reeks tekens, geen naam of lidnummer.
Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking, vragen om beperking, of vragen om je gegevens over te dragen.
Een deel kun je zelf: log in op Mijn Hercules en pas je contactgegevens aan. Voor het overige stuur je een bericht naar info@aachercules.nl. We reageren binnen vier weken.
Let op: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals betalingen, kunnen we niet eerder verwijderen dan na afloop van de bewaartermijn.
Klachten
Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Foto’s en video
Tijdens trainingen, wedstrijden en verenigingsactiviteiten worden soms foto’s gemaakt voor de website en sociale media. Wil je niet herkenbaar in beeld, geef dat dan door aan het bestuur. Voor leden jonger dan zestien vragen we hiervoor toestemming aan de ouder of verzorger.
Deze verklaring kan wijzigen als de vereniging andere gegevens gaat verwerken. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is aangepast.